Zeiterfassung im Handwerk 2026
Alles was Sie über digitale Zeiterfassung für Handwerksbetriebe wissen müssen: Rechtliche Pflichten, App-Vergleich, GPS-Tracking, DATEV-Export und mehr.
📋 Inhalt dieses Guides
Die Zeiten von Stundenzetteln und Excel-Listen sind vorbei. Seit dem BAG-Urteil 2022 ist die Arbeitszeiterfassung für alle Arbeitgeber Pflicht – und immer mehr Handwerksbetriebe setzen auf digitale Lösungen.
Dieser Guide erklärt alles, was Sie als Handwerker oder Betriebsinhaber über Zeiterfassung wissen müssen: Von den rechtlichen Grundlagen über die richtige App-Auswahl bis zur Einführung im Betrieb.
Was ist Zeiterfassung?
Zeiterfassung bedeutet die systematische Dokumentation von Arbeitszeiten. Im Handwerk umfasst das:
- Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit
- Pausenzeiten (Lage und Dauer)
- Arbeitsort (Baustelle, Betrieb, Kunde)
- Projekt- oder Auftragszuordnung
- Überstunden und Zuschläge (Nacht, Sonntag, Feiertag)
Während früher handschriftliche Stundenzettel üblich waren, setzen moderne Betriebe auf digitale Zeiterfassung per App. Die Mitarbeiter stempeln per Smartphone, Tablet oder NFC-Chip – und die Daten fließen automatisch ins System.
Ist Zeiterfassung Pflicht?
Ja, Zeiterfassung ist Pflicht!
Seit dem BAG-Urteil vom September 2022 müssen alle Arbeitgeber in Deutschland die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten systematisch erfassen – unabhängig von der Betriebsgröße.
Die wichtigsten rechtlichen Grundlagen:
- BAG-Urteil 2022: Verpflichtung zur systematischen Arbeitszeiterfassung
- Arbeitszeitgesetz (ArbZG): Höchstarbeitszeiten, Pausen, Ruhezeiten
- Mindestlohngesetz: Dokumentationspflicht für Minijobber und bestimmte Branchen
BAG-Urteil 2022: Alle Details
Was wurde entschieden? Was müssen Sie tun?
Arbeitszeitgesetz erklärt
Höchstarbeitszeit, Pausen, Ruhezeiten
Vorteile digitaler Zeiterfassung
Digitale Zeiterfassung ist nicht nur Pflicht – sie bringt echte Vorteile für Ihren Betrieb:
Zeitersparnis in der Verwaltung
Bis zu 80% weniger Aufwand bei der Lohnvorbereitung. Keine Zettel mehr abtippen, keine Fehler korrigieren.
Echtzeit-Übersicht
Wissen, wer wo arbeitet – jederzeit. GPS-Tracking zeigt Standorte auf einer Live-Map.
Rechtssicherheit
Automatische Dokumentation erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen. Manipulationssichere Aufzeichnungen.
Kostenkontrolle
Projektzeiten genau erfassen. Wissen, welche Aufträge profitabel sind und wo Geld verloren geht.
Wichtige Funktionen für Handwerksbetriebe
Nicht jede Zeiterfassungs-App ist für das Handwerk geeignet. Achten Sie auf diese Funktionen:
GPS-Zeiterfassung
Für Betriebe mit Außendienst unverzichtbar: Die Stempelung erfolgt mit GPS-Standort, sodass Sie sehen, ob der Mitarbeiter tatsächlich auf der Baustelle war. Das schafft Vertrauen und verhindert Missverständnisse.
GPS-Tracking Funktion
So funktioniert GPS-Zeiterfassung mit Crewly
GPS & DSGVO
Standortdaten rechtssicher nutzen
Offline-Funktionalität
Auf vielen Baustellen gibt es kein stabiles Internet. Eine gute App muss offline funktionieren und automatisch synchronisieren, sobald wieder Netz verfügbar ist.
NFC- und QR-Code-Stempelung
Für feste Standorte (Betrieb, regelmäßige Baustellen) ist Stempelung per NFC-Chip oder QR-Code praktisch. Schnell, eindeutig und manipulationssicher.
DATEV-Export
Die meisten Handwerksbetriebe arbeiten mit einem Steuerberater, der DATEV nutzt. Ein direkter DATEV-Export spart Ihnen und Ihrem Steuerberater viel Zeit bei der Lohnabrechnung.
Projekt- und Kundenzuordnung
Stunden nicht nur erfassen, sondern direkt einem Kunden oder Projekt zuordnen. So wissen Sie genau, welche Aufträge profitabel sind.
App-Vergleich: Welche Zeiterfassung passt?
Es gibt viele Anbieter auf dem Markt. Hier die wichtigsten Unterschiede:
| Kriterium | Crewly | Clockodo | Papershift |
|---|---|---|---|
| Fokus | Handwerk & Service | Büro & Agenturen | Gastronomie & Retail |
| GPS-Tracking | ✓ Ja | ✓ Ja | ✓ Ja |
| Schichtplanung | ✓ Ja | ✗ Nein | ✓ Ja |
| Offline-Modus | ✓ Vollständig | Eingeschränkt | Eingeschränkt |
| DATEV-Export | ✓ Ja | ✓ Ja | ✓ Ja |
| Preismodell | Flat-Fee (49-249€) | Pro User (ab 5,50€) | Pro User (ab 3€) |
Zeiterfassung für jede Branche
Crewly ist für verschiedene Handwerks- und Service-Branchen optimiert
Gebäudereinigung
Objektbasierte Zeiterfassung, Reinigungspläne, Qualitätskontrolle
Elektroinstallation
Projekterfassung, Materialtracking, Kundenverwaltung
SHK / Sanitär
Notdienst-Planung, Routenoptimierung, Auftragsmanagement
Maler & Lackierer
Baustellenerfassung, Materialverbrauch, Teamkoordination
Baugewerbe
Multi-Baustellen-Planung, Subunternehmer, Bautagesbericht
Garten- & Landschaftsbau
Saisonplanung, Maschineneinsatz, Kundenaufträge
So führen Sie Zeiterfassung erfolgreich ein
Der Wechsel von Stundenzetteln zur digitalen Zeiterfassung gelingt in wenigen Schritten:
1. Anforderungen klären
Was brauchen Sie wirklich? GPS? Schichtplanung? DATEV-Export? Machen Sie eine Liste Ihrer Muss-Funktionen.
2. Mitarbeiter einbinden
Sprechen Sie mit Ihrem Team, bevor Sie entscheiden. Erklären Sie die Vorteile und räumen Sie Bedenken aus. Die beste App nützt nichts, wenn sie nicht akzeptiert wird.
3. Kostenlos testen
Seriöse Anbieter bieten kostenlose Testphasen. Nutzen Sie diese, um das System im Alltag zu erproben – idealerweise mit einem kleinen Team.
4. Schrittweise ausrollen
Beginnen Sie mit einer Abteilung oder Baustelle. Sammeln Sie Feedback, optimieren Sie Prozesse, dann erweitern Sie auf den gesamten Betrieb.
5. Support nutzen
Bei Fragen: Nutzen Sie den Support Ihres Anbieters. Ein guter Support ist gerade in der Einführungsphase Gold wert.
Tipp: Starten Sie klein
Sie müssen nicht alles auf einmal umstellen. Starten Sie mit der Zeiterfassung, fügen Sie später Schichtplanung und Projektmanagement hinzu. Crewly wächst mit Ihrem Bedarf.
Mehr zu den rechtlichen Grundlagen finden Sie in unserem ausführlichen Guide zum Arbeitszeitgesetz.
Häufig gestellte Fragen
Die Kosten variieren je nach Anbieter. Viele berechnen pro Mitarbeiter (3-10€/User/Monat). Crewly bietet eine Flat-Fee ab 49€/Monat – unabhängig von der Mitarbeiterzahl. Das ist bei größeren Teams deutlich günstiger.
Nicht unbedingt. Bei Crewly können Mitarbeiter per Smartphone-App stempeln, aber auch per NFC-Chip, QR-Code oder über ein stationäres Tablet im Betrieb. So ist für jeden eine passende Lösung dabei.
Ja, wenn Sie es richtig machen. Sie brauchen einen berechtigten Zweck (z.B. Nachweis der Arbeitszeit), müssen die Mitarbeiter informieren und die Daten sicher speichern. Crewly erfüllt alle DSGVO-Anforderungen und speichert Daten auf deutschen Servern.
Bei Crewly ja. Die App speichert Stempelvorgänge lokal und synchronisiert automatisch, sobald wieder eine Verbindung besteht. Perfekt für Keller, ländliche Gebiete oder Baustellen ohne Netz.
Moderne Apps wie Crewly sind bewusst einfach gestaltet. Stempeln = Ein Knopfdruck. Die meisten Mitarbeiter kommen nach kurzer Eingewöhnung problemlos damit zurecht. Alternativ gibt es NFC-Chips, die noch einfacher sind.
Am Monatsende exportieren Sie die Arbeitszeiten als DATEV-kompatible Datei. Diese senden Sie an Ihren Steuerberater, der sie direkt in sein System importiert. Kein Abtippen, keine Fehler, enorme Zeitersparnis.
Seriöse Anbieter ermöglichen den Export Ihrer Daten. Bei Crewly können Sie alle historischen Daten als CSV oder Excel exportieren. Ihre Daten gehören Ihnen – immer.
Tipp: In unserem kompletten Guide zur Zeiterfassung im Handwerk finden Sie alle Informationen auf einen Blick.
Bereit für digitale Zeiterfassung?
Testen Sie Crewly jetzt kostenlos und erleben Sie, wie einfach Zeiterfassung sein kann.