GPS-basierte Zeiterfassung bietet klare Vorteile: Sie wissen, wo Ihre Mitarbeiter arbeiten, können Einsatzorte verifizieren und Fahrtzeiten automatisch erfassen. Aber wie weit darf man beim GPS-Tracking gehen? Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie GPS-Zeiterfassung DSGVO-konform einsetzen.
GPS-Zeiterfassung: Zwischen Effizienz und Datenschutz
Für Betriebe mit mobilen Teams – ob Handwerk, Gebäudereinigung oder Pflege – ist die standortbezogene Zeiterfassung ein enormer Effizienzgewinn. Doch die DSGVO setzt klare Grenzen, die Sie kennen müssen.
Was die DSGVO zur GPS-Erfassung sagt
Die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) erlaubt die Verarbeitung von Standortdaten unter bestimmten Bedingungen:
Rechtliche Grundlagen
- Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1f DSGVO) – Der Arbeitgeber hat ein berechtigtes Interesse an der Verifizierung von Arbeitszeiten am vereinbarten Einsatzort.
- Verhältnismäßigkeit – Die Datenerhebung muss verhältnismäßig sein. Dauerhaftes Tracking ist in der Regel nicht zulässig.
- Transparenz – Mitarbeiter müssen vorab informiert werden.
Was erlaubt ist – und was nicht
Erlaubt
GPS-Standort beim Ein- und Ausstempeln erfassen, Geofencing für definierte Einsatzorte, Standorterfassung mit Information der Mitarbeiter.
Nicht erlaubt
Permanentes GPS-Tracking (Dauerüberwachung), heimliches Tracking ohne Information, Tracking außerhalb der Arbeitszeit.
So macht Crewly es richtig
Crewly erfasst den GPS-Standort ausschließlich beim Ein- und Ausstempeln – nicht dauerhaft. Die Daten werden auf deutschen Servern gespeichert und nach der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist gelöscht.
Mitarbeiter werden beim ersten Login über die Datenverarbeitung informiert und geben ihre Zustimmung. So ist die GPS-Zeiterfassung mit Crewly vollständig DSGVO-konform.
Checkliste für DSGVO-konforme GPS-Zeiterfassung
Nur punktuell erfassen
GPS-Standort nur bei Stempelvorgängen erfassen – kein Dauer-Tracking.
Mitarbeiter informieren
Vorab schriftlich über Art und Umfang der Standorterfassung informieren.
Datenschutzerklärung anpassen
GPS-Erfassung in der betrieblichen Datenschutzerklärung dokumentieren.
Server in Deutschland nutzen
Daten auf zertifizierten Servern in Deutschland/EU speichern.
Regelmäßig prüfen
Verarbeitungsverzeichnis aktualisieren und Prozesse regelmäßig überprüfen.
Tipp: Sie sind sich unsicher bei der rechtlichen Einordnung? In unserem Artikel zum BAG-Urteil erfahren Sie alles über die Zeiterfassungspflicht. Und im kompletten Guide zur Zeiterfassung im Handwerk finden Sie weitere Praxistipps.
Häufig gestellte Fragen
Ja, aber nur unter bestimmten Bedingungen: Der Standort darf nur bei Stempelvorgängen erfasst werden, nicht dauerhaft. Mitarbeiter müssen vorab informiert werden, und es muss ein berechtigtes Interesse bestehen.
Ja, wenn sie richtig umgesetzt wird. Wichtig sind: keine Dauerüberwachung, nur punktuelle Erfassung beim Stempeln, transparente Information der Mitarbeiter und Speicherung auf Servern in Deutschland.
Beim Geofencing wird ein virtueller Bereich um einen Einsatzort definiert. Mitarbeiter können nur innerhalb dieses Bereichs ein- und ausstempeln. Das verifiziert die Anwesenheit, ohne dauerhaft zu tracken.
Das kommt auf die Rechtsgrundlage an. Wenn der Arbeitgeber ein berechtigtes Interesse nachweisen kann und die Erfassung verhältnismäßig ist, kann sie auch ohne individuelle Einwilligung erfolgen. Eine transparente Kommunikation ist aber immer empfehlenswert.
Bereit für digitale Zeiterfassung?
Testen Sie Crewly jetzt kostenlos und erleben Sie, wie einfach es sein kann.
