Was ist ein Stundenzettel? – Definition, Bedeutung & Praxistipps
Ein Stundenzettel ist ein Nachweis über die geleisteten Arbeitszeiten eines Mitarbeiters, der Datum, Beginn, Ende, Pausen und Gesamtstunden pro Tag dokumentiert.
Was bedeutet Stundenzettel?
Der Stundenzettel ist das klassische Instrument zur Arbeitszeitdokumentation und in vielen Betrieben bis heute im Einsatz. Er dient als Grundlage für die Lohnabrechnung, die Projektdokumentation und den Nachweis gegenüber Behörden. Digitale Stundenzettel per App ersetzen zunehmend die Papierversion und bieten dabei mehr Sicherheit, weniger Fehler und automatische Weiterverarbeitung.
Alles Wichtige im Überblick
Die wichtigsten Aspekte verständlich erklärt
Was muss auf einem Stundenzettel stehen?
Ein vollständiger Stundenzettel enthält mindestens folgende Pflichtangaben: Name des Mitarbeiters, Datum, Beginn und Ende der Arbeitszeit, Dauer und Lage der Pausen sowie die sich daraus ergebende Nettoarbeitszeit. Gemäß § 17 MiLoG müssen für Minijobber und in bestimmten Branchen (u. a. Bau, Gastronomie, Gebäudereinigung) zudem spätestens am siebten Tag nach der Arbeitsleistung die Aufzeichnungen vorliegen. Zusätzlich empfiehlt es sich, Projektbezüge, Baustellennummern oder Kundennamen zu erfassen, um die Zeiten in der Nachkalkulation zuordnen zu können.
Manuelle vs. digitale Stundenzettel
Papier-Stundenzettel sind fehleranfällig, gehen verloren und müssen aufwendig ins Lohnsystem übertragen werden. Excel-Tabellen sind ein Fortschritt, aber immer noch manuell und manipulierbar. Digitale Stundenzettel per App erfassen die Zeiten direkt auf dem Smartphone, berechnen Stunden und Pausen automatisch und speichern die Daten revisionssicher in der Cloud. Der größte Vorteil: Die Daten können per Klick als DATEV-Export an den Steuerberater übermittelt werden, was den monatlichen Aufwand für die Lohnvorbereitung drastisch reduziert. Im Handwerk, wo Mitarbeiter auf wechselnden Baustellen arbeiten, ist die digitale Lösung besonders wertvoll.
Aufbewahrungspflicht und Datenschutz
Arbeitgeber sind verpflichtet, die Arbeitszeitnachweise mindestens 2 Jahre aufzubewahren (§ 16 Abs. 2 ArbZG). Für Minijobber und in den in § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannten Branchen beträgt die Aufbewahrungsfrist ebenfalls mindestens 2 Jahre. Steuerrechtlich relevante Unterlagen müssen sogar 10 Jahre archiviert werden. Gleichzeitig unterliegen Stundenzettel der DSGVO, da sie personenbezogene Daten enthalten. Der Zugang muss auf befugte Personen beschränkt sein, und Mitarbeiter haben ein Auskunftsrecht über ihre gespeicherten Daten. Digitale Systeme bieten hier klare Vorteile: Zugriffskontrollen, automatische Archivierung und einfache Löschung nach Ablauf der Fristen.
Stundenzettel für die Lohnabrechnung und DATEV
Die monatliche Lohnabrechnung basiert auf den erfassten Arbeitszeiten. Fehlerhafte oder unvollständige Stundenzettel führen zu falschen Abrechnungen, Nachzahlungen und Ärger mit dem Finanzamt. Ein digitales System berechnet automatisch Überstunden, Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit sowie Abzüge für zu lange Pausen. Der DATEV-Export – im Format LODAS oder Lohn & Gehalt – überträgt die aufbereiteten Daten direkt an den Steuerberater. Das spart nicht nur Zeit, sondern eliminiert auch Übertragungsfehler. Viele Steuerberater gewähren bei digitaler Datenlieferung sogar günstigere Konditionen.
Vorteile von Stundenzettel
Warum du dich damit beschäftigen solltest
Keine verlorenen Zettel
Digitale Stundenzettel können nicht verloren gehen, unleserlich sein oder im Regen verwischen.
DATEV-Export per Klick
Aufbereitete Stundendaten direkt an den Steuerberater senden – ohne manuelles Abtippen.
Revisionssichere Archivierung
Alle Stundenzettel werden automatisch gespeichert und erfüllen die gesetzliche Aufbewahrungspflicht.
Automatische Berechnung
Überstunden, Zuschläge und Pausenzeiten werden in Echtzeit berechnet – fehlerfrei und transparent.
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Häufig gestellte Fragen
Ein Stundenzettel ist ein Dokument zur Dokumentation der täglichen Arbeitszeiten eines Mitarbeiters. Er enthält Datum, Arbeitsbeginn, Arbeitsende, Pausenzeiten und die resultierende Nettoarbeitszeit. Der Stundenzettel dient als Nachweis für die Lohnabrechnung und die gesetzliche Dokumentationspflicht.
Gemäß § 16 Abs. 2 ArbZG müssen Arbeitszeitnachweise mindestens 2 Jahre aufbewahrt werden. In bestimmten Branchen (Bau, Gastronomie, Gebäudereinigung u. a.) gilt diese Frist auch nach § 17 MiLoG. Steuerrechtlich relevante Lohnunterlagen müssen sogar 10 Jahre archiviert werden. Ein digitales System erledigt die Archivierung automatisch.
Ja. Seit dem BAG-Urteil 2022 sind alle Arbeitgeber verpflichtet, Arbeitszeiten systematisch zu erfassen. Für Minijobber und in den in § 2a SchwarzArbG genannten Branchen galt die Pflicht zur Aufzeichnung schon vorher gemäß § 17 MiLoG. Die Form (Papier oder digital) ist nicht vorgeschrieben, aber digitale Systeme bieten deutlich mehr Rechtssicherheit.
Fehlende Arbeitszeitdokumentation ist eine Ordnungswidrigkeit und kann mit Bußgeldern bis zu 30.000 Euro geahndet werden. Bei Zollkontrollen (insbesondere in Bau und Reinigung) drohen zusätzliche Strafen nach dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz. Außerdem können Mitarbeiter bei fehlender Dokumentation Überstundenvergütung einklagen, wobei die Beweislast dann beim Arbeitgeber liegt.
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