Überstunden gehören im Handwerk zum Alltag – eine Baustelle muss fertig werden, ein Notdienst-Einsatz kommt dazwischen, oder der Kunde braucht die Arbeit bis morgen. Aber wie erfasst und verrechnest du Überstunden eigentlich korrekt? Dieser Guide klärt die wichtigsten Fragen und zeigt dir, wie du typische Fehler vermeidest.
Überstunden vs. Mehrarbeit: Der wichtige Unterschied
Bevor wir ins Detail gehen, müssen wir zwei Begriffe sauber trennen – denn sie werden oft verwechselt:
Überstunden
Überstunden entstehen, wenn ein Mitarbeiter mehr arbeitet als im Arbeitsvertrag vereinbart. Steht im Vertrag eine 38-Stunden-Woche und dein Mitarbeiter arbeitet 42 Stunden, sind das 4 Überstunden.
Mehrarbeit
Mehrarbeit liegt vor, wenn die gesetzliche Höchstarbeitszeit nach dem Arbeitszeitgesetz überschritten wird – also mehr als 8 Stunden pro Werktag (bzw. 10 Stunden bei Ausgleich innerhalb von 6 Monaten).
In der Praxis ist der Unterschied relevant: Überstunden müssen vergütet oder ausgeglichen werden, Mehrarbeit ist gesetzlich strenger reguliert und kann bei Verstoß zu Bußgeldern führen.
Gesetzliche Regelungen: Was du beachten musst
Arbeitszeitgesetz (ArbZG)
Das Arbeitszeitgesetz setzt den Rahmen für Überstunden:
- Maximale tägliche Arbeitszeit: 10 Stunden (einschließlich Überstunden)
- Durchschnitt über 6 Monate: 8 Stunden pro Werktag
- Ruhezeit zwischen Arbeitstagen: mindestens 11 Stunden
- Sonntagsarbeit: nur in Ausnahmefällen erlaubt
Dokumentationspflicht
Seit dem BAG-Urteil 2022 musst du als Arbeitgeber die Arbeitszeiten systematisch erfassen. Für Überstunden bedeutet das: Du brauchst eine lückenlose Dokumentation, die Beginn, Ende, Pausen und damit auch die Überstunden klar ausweist.
Besonders wichtig: Nach §16 Abs. 2 ArbZG musst du Arbeitszeiten, die über 8 Stunden pro Tag hinausgehen, gesondert aufzeichnen und die Aufzeichnungen zwei Jahre aufbewahren.
Vergütung von Überstunden: Deine Optionen
Option 1: Auszahlung
Die häufigste Variante: Überstunden werden mit dem normalen Stundenlohn vergütet. In vielen Tarifverträgen gibt es zusätzlich Überstundenzuschläge:
- Überstundenzuschlag: typisch 25%
- Nachtzuschlag: typisch 25-50%
- Sonn- und Feiertagszuschlag: typisch 50-150%
Prüfe deinen geltenden Tarifvertrag – dort sind die genauen Zuschläge festgelegt.
Option 2: Freizeitausgleich
Statt Auszahlung können Überstunden auch durch Freizeit ausgeglichen werden. Das muss allerdings vertraglich vereinbart sein – entweder im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung.
Beim Freizeitausgleich ist wichtig: Die Überstunden müssen trotzdem innerhalb des 6-Monats-Zeitraums ausgeglichen werden, damit der Durchschnitt von 8 Stunden pro Tag eingehalten wird.
Option 3: Gleitzeitkonto / Arbeitszeitkonto
Bei einem Arbeitszeitkonto werden Plus- und Minusstunden gesammelt. Das bietet Flexibilität für beide Seiten – der Mitarbeiter kann Stunden ansparen und später abbummeln. Voraussetzung ist eine klare vertragliche Regelung über Obergrenzen und Ausgleichszeiträume.
Typische Fehler bei der Überstunden-Erfassung
Fehler 1: Keine schriftliche Vereinbarung
Viele Handwerksbetriebe haben keine klare Überstundenregelung im Arbeitsvertrag. Das führt zu Streitigkeiten: Muss der Mitarbeiter Überstunden leisten? Hat er Anspruch auf Zuschläge? Ohne Regelung entscheidet im Zweifel das Arbeitsgericht – und das geht meistens zugunsten des Arbeitnehmers aus.
Fehler 2: Pauschale Abgeltung mit dem Gehalt
Klauseln wie "Mit dem Gehalt sind sämtliche Überstunden abgegolten" sind in den meisten Fällen unwirksam. Nur wenn die Anzahl der abgegoltenen Überstunden konkret benannt wird (z.B. "bis zu 10 Überstunden pro Monat"), ist eine solche Klausel rechtlich haltbar.
Fehler 3: Überstunden nicht zeitnah erfassen
Wenn Überstunden erst Wochen später nachgetragen werden, sind sie kaum noch beweisbar. Das Bundesarbeitsgericht verlangt eine zeitnahe Dokumentation. Eine digitale Zeiterfassung löst dieses Problem automatisch.
Fehler 4: Ruhezeiten ignorieren
Zwischen zwei Arbeitstagen müssen mindestens 11 Stunden Ruhezeit liegen. Wer abends bis 21 Uhr arbeitet, darf am nächsten Morgen frühestens um 8 Uhr anfangen. Das wird bei Überstunden oft vergessen – und kann bei Kontrollen teuer werden.
Überstunden digital erfassen: So geht es richtig
Mit einer digitalen Zeiterfassung werden Überstunden automatisch erkannt und dokumentiert. Bei Crewly funktioniert das so:
- Automatische Berechnung: Die App vergleicht die gestempelte Arbeitszeit mit der vertraglichen Soll-Arbeitszeit und berechnet Überstunden automatisch
- Echtzeit-Übersicht: Im Dashboard siehst du sofort, welche Mitarbeiter Überstunden aufbauen
- Warnungen: Du wirst benachrichtigt, wenn gesetzliche Grenzen (10-Stunden-Maximum, Ruhezeiten) verletzt werden
- Export: Fertige Überstunden-Reports direkt an die Lohnbuchhaltung oder den Steuerberater exportieren
So bist du bei Prüfungen durch den Zoll oder die Arbeitsschutzbehörde immer auf der sicheren Seite. Alle Details zur Zeiterfassungspflicht findest du in unserem separaten Artikel.
Fazit
Überstunden gehören zum Handwerk dazu – aber sie müssen korrekt erfasst, dokumentiert und vergütet werden. Die häufigsten Probleme entstehen durch fehlende vertragliche Regelungen und mangelhafte Dokumentation. Eine digitale Lösung wie Crewly nimmt dir den Verwaltungsaufwand ab und sorgt für rechtssichere Aufzeichnungen. Mehr zum Thema Arbeitszeit findest du in unserem kompletten Guide zur Zeiterfassung im Handwerk.
Häufig gestellte Fragen
Überstunden sind Stunden, die über die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit hinausgehen. Mehrarbeit hingegen bezieht sich auf Stunden, die über die gesetzliche Höchstarbeitszeit von 8 Stunden pro Tag hinausgehen. In der Praxis werden beide Begriffe oft synonym verwendet, rechtlich gibt es aber Unterschiede.
Grundsätzlich ja – es sei denn, der Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag sieht eine Abgeltung durch Freizeit vor. Ohne vertragliche Regelung haben Arbeitnehmer Anspruch auf Vergütung der Überstunden in Höhe ihres normalen Stundenlohns.
Die tägliche Arbeitszeit darf auf maximal 10 Stunden verlängert werden. Innerhalb von 6 Monaten muss aber ein Durchschnitt von 8 Stunden pro Werktag eingehalten werden. Zwischen zwei Arbeitstagen müssen mindestens 11 Stunden Ruhezeit liegen.
Nur wenn es eine entsprechende Klausel im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder eine Betriebsvereinbarung gibt. In Notfällen oder bei unvorhergesehenen Ereignissen kann der Arbeitgeber auch ohne vertragliche Grundlage Überstunden anordnen.
Am sichersten mit einer digitalen Zeiterfassung, die Beginn, Ende und Pausen automatisch protokolliert. So werden Überstunden automatisch berechnet und nachweisbar dokumentiert. Bei Crewly siehst du Überstunden in Echtzeit im Dashboard.
Bereit für digitale Zeiterfassung?
Testen Sie Crewly jetzt kostenlos und erleben Sie, wie einfach es sein kann.
