Was ist ein DATEV-Export? – Definition, Bedeutung & Praxistipps
Ein DATEV-Export ist die standardisierte Übertragung von Lohn-, Zeit- und Buchhaltungsdaten aus einer betrieblichen Software an das DATEV-System des Steuerberaters.
Was bedeutet DATEV-Export?
DATEV ist der führende Softwareanbieter für Steuerberater in Deutschland – über 90 % aller Steuerberater arbeiten mit DATEV-Programmen. Ein DATEV-Export ermöglicht die nahtlose Übergabe von Arbeitszeitdaten, Lohndaten und Buchungssätzen an die Steuerkanzlei, ohne manuelle Übertragung. Für Dienstleistungsunternehmen bedeutet das: weniger Fehler, schnellere Lohnabrechnungen und geringere Steuerberaterkosten.
Alles Wichtige im Überblick
Die wichtigsten Aspekte verständlich erklärt
Warum ist der DATEV-Export wichtig?
Die manuelle Übertragung von Arbeitszeiten und Lohndaten an den Steuerberater ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Tippfehler bei Stunden, falsche Zuordnungen oder vergessene Zuschläge führen zu fehlerhaften Lohnabrechnungen und Nachberechnungen. Ein automatisierter DATEV-Export eliminiert diese Fehlerquellen und spart durchschnittlich 2–5 Stunden pro Monat an administrativem Aufwand. Zudem reduzieren sich die Steuerberaterkosten, da weniger Korrekturen nötig sind. Für Branchen mit Aufzeichnungspflichten (§ 17 MiLoG) liefert der DATEV-Export gleichzeitig den Nachweis über die korrekte Arbeitszeitdokumentation.
DATEV-Formate und Schnittstellen
Die gängigsten DATEV-Formate für den Datenaustausch sind: DATEV-Lodas (für die Lohnabrechnung), DATEV-Lohn und Gehalt (das Standardprogramm für die Lohnbuchhaltung), DATEV-ASCII-Import (universelles Austauschformat) und DATEV Unternehmen online (cloudbasierte Zusammenarbeit). Die meisten Zeiterfassungssysteme exportieren CSV-Dateien mit den Feldern Personalnummer, Lohnart, Datum, Stunden und ggf. Kostenstelle. Für die Finanzbuchhaltung gibt es das DATEV-Buchungsstapel-Format. Moderne Lösungen bieten zudem eine direkte API-Anbindung an DATEV Unternehmen online.
DATEV-Export für Gebäudereiniger und Handwerker
In der Gebäudereinigung und im Handwerk ist der DATEV-Export besonders wertvoll, da viele verschiedene Lohnarten anfallen: reguläre Stunden, Überstunden, Nachtarbeitszuschläge, Sonntagszuschläge, Feiertagszuschläge, Fahrtzeiten und verschiedene Lohngruppen. Ohne automatisierten Export müssten all diese Daten manuell zusammengestellt und dem Steuerberater übergeben werden. Mit einem digitalen Zeiterfassungssystem fließen alle erfassten Zeiten automatisch in den Export – korrekt aufgeschlüsselt nach Lohnarten und Mitarbeiter. So wird die monatliche Lohnabrechnung zum Ein-Klick-Prozess.
Anforderungen an einen korrekten DATEV-Export
Damit der DATEV-Export vom Steuerberater verarbeitet werden kann, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein: Jeder Mitarbeiter benötigt eine eindeutige Personalnummer, die mit dem DATEV-Mandanten übereinstimmt. Die Lohnarten müssen den im DATEV hinterlegten Lohnarten-Nummern entsprechen. Zeiträume müssen klar abgegrenzt sein (in der Regel kalendermonatlich). Zuschläge müssen korrekt nach steuerfreien (§ 3b EStG) und steuerpflichtigen Anteilen getrennt werden. Besonders die Steuerfreiheit von SFN-Zuschlägen (Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeitszuschläge) erfordert eine exakte Aufschlüsselung nach § 3b EStG.
Vorteile von DATEV-Export
Warum du dich damit beschäftigen solltest
Ein-Klick-Export
Alle Arbeitszeiten, Zuschläge und Fehlzeiten mit einem Klick als DATEV-kompatible Datei exportieren – fertig für den Steuerberater.
Automatische Lohnarten-Zuordnung
Reguläre Stunden, Überstunden, Nachtzuschläge und Feiertagszuschläge werden automatisch den korrekten DATEV-Lohnarten zugewiesen.
Zeitersparnis
Spare 2–5 Stunden monatlich durch den Wegfall manueller Datenübertragung und reduziere gleichzeitig Steuerberaterkosten.
Fehlerfreie Lohnabrechnung
Keine Tippfehler, keine vergessenen Zuschläge – der automatisierte Export garantiert korrekte Daten für die Lohnabrechnung.
Verwandte Begriffe
Weitere Begriffe aus unserem Glossar
Häufig gestellte Fragen
Ein DATEV-Export ist die automatisierte Übertragung von Arbeitszeit-, Lohn- und Buchhaltungsdaten aus einer betrieblichen Software in ein Format, das vom DATEV-System des Steuerberaters importiert werden kann. Über 90 % der deutschen Steuerberater arbeiten mit DATEV, weshalb diese Schnittstelle der Standard für die Zusammenarbeit ist.
Dienstleistungsunternehmen mit vielen Mitarbeitern, verschiedenen Lohngruppen und unterschiedlichen Zuschlägen haben einen hohen Aufwand bei der monatlichen Lohnabrechnung. Ohne DATEV-Export müssen alle Daten manuell zusammengestellt werden – ein fehleranfälliger Prozess, der pro Monat mehrere Stunden kostet und zu teuren Korrekturen führen kann.
In Crewly exportierst du alle Arbeitszeiten, Zuschläge und Fehlzeiten eines Monats mit einem Klick als DATEV-kompatible CSV-Datei. Die Lohnarten werden automatisch zugeordnet, SFN-Zuschläge nach § 3b EStG aufgeschlüsselt und die Personalnummern abgeglichen. Die Datei sendest du direkt an deinen Steuerberater. 14 Tage kostenlos testen.
Ein vollständiger DATEV-Export für die Lohnabrechnung enthält: Personalnummer, Name, Abrechnungszeitraum, reguläre Arbeitsstunden, Überstunden, Zuschläge (aufgeschlüsselt nach steuerfrei und steuerpflichtig), Fehlzeiten (Urlaub, Krankheit), Kostenstellen und ggf. Lohngruppen. Die exakte Struktur hängt vom verwendeten DATEV-Programm (Lodas oder Lohn und Gehalt) ab.
DATEV-Export automatisieren mit Crewly
14 Tage kostenlos testen. Keine Kreditkarte nötig.