Freitagabend, 19 Uhr. Das Restaurant ist voll, aber zwei Mitarbeiter haben sich krank gemeldet. Der Koch ist genervt, die Servicekräfte überfordert, und die Gäste warten. Kommt Ihnen das bekannt vor? In der Gastronomie ist die Schichtplanung oft der Unterschied zwischen einem reibungslosen Abend und purem Chaos.
Die Gastronomie stellt besondere Anforderungen an die Dienstplanung: Schwankende Gästezahlen, saisonale Spitzen, Wochenend- und Feiertagsarbeit, hohe Fluktuation und der chronische Fachkräftemangel machen die Personalplanung zur täglichen Herausforderung. Mit den richtigen Strategien lässt sich das Chaos jedoch deutlich reduzieren.
In diesem Artikel geben wir Ihnen 7 praxiserprobte Tipps für eine bessere Schichtplanung in Ihrem Gastronomiebetrieb – vom strategischen Personalpool bis zur digitalen Schichtplanungssoftware.
Warum Schichtplanung in der Gastronomie so herausfordernd ist
Bevor wir zu den Lösungen kommen, lohnt ein Blick auf die spezifischen Herausforderungen der Gastronomie. Denn nur wer die Probleme versteht, kann sie gezielt angehen.
Schwankende Auslastung
Kaum eine Branche hat so starke Schwankungen wie die Gastronomie. Der Montagmittag ist leer, der Freitagabend überfüllt. Sommergärten boomen im Juli, im Januar bleibt das Restaurant halb leer. Dazu kommen unplanbare Events wie plötzliches Schönwetter, das die Biergärten füllt, oder ein verregnetes Wochenende, das den erwarteten Ansturm ausbleiben lässt.
Wochenend- und Feiertagsarbeit
Während andere Branchen am Wochenende Ruhe haben, läuft in der Gastronomie der Betrieb auf Hochtouren. Sonn- und Feiertagsarbeit ist nach § 10 Abs. 1 Nr. 4 ArbZG für Gaststätten ausdrücklich erlaubt. Das bedeutet aber auch: Ersatzruhetage nach § 11 Abs. 3 ArbZG müssen gewährt werden, und mindestens 15 Sonntage im Jahr müssen beschäftigungsfrei bleiben.
Hohe Fluktuation und Fachkräftemangel
Die Gastronomie hat mit einer Fluktuationsrate von über 30 Prozent eine der höchsten Quoten aller Branchen. Gleichzeitig fehlen laut DEHOGA bundesweit über 60.000 Fachkräfte. Das macht die Personalplanung zu einem ständigen Balanceakt zwischen den Bedürfnissen der Mitarbeiter und den Anforderungen des Betriebs.
Kurzfristige Ausfälle
Krankmeldungen am Wochenende, spontane Kündigungen mitten in der Saison oder Mitarbeiter, die zum Probearbeiten nicht erscheinen – in der Gastronomie sind kurzfristige Ausfälle an der Tagesordnung. Ohne Plan B steht der Betrieb schnell still.
Diese Herausforderungen lassen sich nicht vollständig eliminieren – aber mit den richtigen Strategien deutlich entschärfen. Hier sind unsere 7 Tipps für eine bessere Schichtplanung.
Tipp 1: Planen Sie datenbasiert statt nach Bauchgefühl
Viele Gastronomen erstellen ihren Dienstplan nach Erfahrung und Bauchgefühl. Das funktioniert oft erstaunlich gut – aber eben nicht immer. Datenbasierte Planung liefert bessere Ergebnisse und spart langfristig Personalkosten.
Analysieren Sie Ihre Auslastungsmuster
Werten Sie die Umsatzdaten der letzten 12 Monate aus – nach Wochentag, Uhrzeit und Saison. So erkennen Sie, wann Sie wirklich viel Personal brauchen und wann Sie reduzieren können. Berücksichtigen Sie lokale Events (Messen, Feste, Sportveranstaltungen), die regelmäßig für Spitzen sorgen.
Praxistipp: Erstellen Sie ein einfaches Raster mit drei Auslastungsstufen (niedrig, mittel, hoch) für jeden Wochentag und jede Tageszeit. Ordnen Sie jeder Stufe eine Mindest- und Maximalbesetzung zu. So haben Sie ein belastbares Grundgerüst für Ihre Personalplanung.
Die Erfahrung zeigt: Viele Betriebe sind an schwachen Tagen überbesetzt und an starken Tagen unterbesetzt. Durch datenbasierte Analyse lässt sich die Personaldecke um 10–15 Prozent optimieren – ohne Einbußen bei der Servicequalität.
Tipp 2: Ruhezeiten und Arbeitsrecht von Anfang an einplanen
Arbeitsrechtliche Verstöße sind in der Gastronomie keine Seltenheit – oft aus Unwissenheit oder Zeitdruck. Dabei lassen sich die meisten Probleme vermeiden, wenn die gesetzlichen Vorgaben von Anfang an in die Planung einfließen.
Die wichtigsten Regeln für die Gastro-Schichtplanung
- Ruhezeit: Mindestens 11 Stunden zwischen zwei Schichten (§ 5 Abs. 1 ArbZG). In der Gastronomie kann die Ruhezeit auf 10 Stunden verkürzt werden mit Ausgleich (§ 5 Abs. 2 ArbZG).
- Höchstarbeitszeit: Maximal 10 Stunden pro Tag, im Durchschnitt 8 Stunden (§ 3 ArbZG).
- Pausen: 30 Minuten ab 6 Stunden, 45 Minuten ab 9 Stunden Arbeitszeit (§ 4 ArbZG).
- Sonntagsarbeit: Erlaubt, aber mindestens 15 Sonntage pro Jahr müssen frei sein (§ 11 Abs. 1 ArbZG).
- Ersatzruhetag: Für Sonntagsarbeit innerhalb von 2 Wochen, für Feiertagsarbeit innerhalb von 8 Wochen (§ 11 Abs. 3 ArbZG).
- Jugendliche: Besondere Schutzvorschriften nach JArbSchG (max. 8 Stunden/Tag, keine Nachtarbeit nach 22 Uhr, Sonntagsarbeit nur mit Ersatzruhetag).
Ein häufiger Fehler: Die Spätschicht endet um 1:00 Uhr nachts, die Frühschicht beginnt um 9:00 Uhr – das sind nur 8 Stunden und damit ein klarer Verstoß gegen die Ruhezeit. Mit der verkürzten Ruhezeit wären 10 Stunden nötig, also Schichtbeginn frühestens um 11:00 Uhr. Eine digitale Schichtplanungssoftware erkennt solche Konflikte automatisch.
Wichtig: Bei Kontrollen durch Arbeitsschutzbehörden oder den Zoll (bei Minijobbern nach § 17 MiLoG) müssen Sie nachweisen können, dass alle arbeitsrechtlichen Vorgaben eingehalten werden. Bußgelder nach § 22 ArbZG können bis zu 30.000 Euro betragen. Eine digitale Dokumentation aller Arbeitszeiten ist der beste Schutz.
Tipp 3: Bauen Sie einen zuverlässigen Aushilfen-Pool auf
Ein gut gepflegter Pool an Aushilfen ist in der Gastronomie Gold wert. Er ist Ihr Sicherheitsnetz für kurzfristige Ausfälle, saisonale Spitzen und besondere Events.
So bauen Sie Ihren Pool systematisch auf
Identifizieren Sie potenzielle Aushilfen in Ihrem Umfeld: Studierende, Rentner, Mitarbeiter benachbarter Betriebe, die sich etwas dazuverdienen möchten. Führen Sie eine Liste mit Verfügbarkeiten, Qualifikationen und Kontaktdaten. Halten Sie den Kontakt auch in ruhigen Zeiten – ein kurzer Anruf oder eine Nachricht zeigt Wertschätzung und erhöht die Bereitschaft, kurzfristig einzuspringen.
Aushilfen richtig einsetzen
- Einarbeitung: Auch Aushilfen brauchen ein Minimum an Einarbeitung. Erstellen Sie eine kurze Checkliste mit den wichtigsten Abläufen, Hygienevorschriften und Notfallnummern.
- Feste Ansprechpartner: Weisen Sie jeder Aushilfe einen erfahrenen Mitarbeiter als Mentor zu.
- Klare Aufgaben: Definieren Sie vorab, welche Aufgaben Aushilfen übernehmen und welche nicht.
- Zeiterfassung: Auch für Aushilfen auf Minijob-Basis gilt die Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG. Die digitale Zeiterfassung macht das einfach.
Mit einem Pool von 5–10 zuverlässigen Aushilfen können Sie die meisten kurzfristigen Ausfälle abfangen, ohne in Panik zu verfallen. Pflegen Sie diesen Pool aktiv – er ist eine Ihrer wertvollsten Ressourcen.
Tipp 4: Berücksichtigen Sie Mitarbeiterwünsche systematisch
In einer Branche mit chronischem Fachkräftemangel ist Mitarbeiterbindung kein Luxus, sondern Überlebensstrategie. Die Berücksichtigung individueller Wünsche bei der Schichtplanung ist dabei eines der wirksamsten Instrumente – und kostet nichts außer etwas Organisationsaufwand.
Wünsche strukturiert erfassen
Statt mündlicher Absprachen, die vergessen werden, sollten Sie Wünsche systematisch erfassen. Definieren Sie einen festen Termin, bis zu dem Wünsche für den nächsten Planungszeitraum eingereicht werden müssen. Unterscheiden Sie zwischen:
- Feste Verfügbarkeiten: Mitarbeiter X kann dienstags nie (Studium, Kinderbetreuung etc.)
- Präferenzen: Mitarbeiter Y arbeitet lieber Früh- als Spätschicht
- Einzelwünsche: Mitarbeiterin Z braucht am 15. frei (Arzttermin)
Praxistipp: Mit einer digitalen Schichtplanung können Mitarbeiter ihre Wünsche und Verfügbarkeiten direkt in der App eintragen. Sie als Planer sehen alle Wünsche auf einen Blick und können sie bei der Erstellung des Dienstplans berücksichtigen. Das spart unzählige WhatsApp-Nachrichten und Telefonate.
Wichtig: Seien Sie transparent, wenn nicht alle Wünsche berücksichtigt werden können. Erklären Sie, warum eine bestimmte Besetzung notwendig ist, und versuchen Sie, eine faire Verteilung der unbeliebten Schichten zu erreichen. Wer diesen Monat den Silvesterabend arbeitet, sollte nächstes Jahr frei haben.
Tipp 5: Planen Sie Puffer für Unvorhergesehenes ein
Die perfekte Personalplanung auf dem Papier scheitert regelmäßig an der Realität. Planen Sie deshalb bewusst Puffer ein, statt auf Kante zu fahren.
Der 10-15-Prozent-Puffer
Kalkulieren Sie bei der Mindestbesetzung einen Puffer von 10–15 Prozent ein. Wenn Sie für den Freitagabend 8 Servicekräfte brauchen, planen Sie 9 ein. Ja, das kostet etwas mehr – aber deutlich weniger als ein Abend mit miserablem Service, verlorenen Gästen und frustrierten Mitarbeitern. Die Extrakosten amortisieren sich durch weniger Überstunden, besseren Service und niedrigere Fluktuation.
Standby-Regelungen einführen
Vereinbaren Sie mit ausgewählten Mitarbeitern Standby-Regelungen für besonders kritische Schichten. Ein Mitarbeiter auf Standby muss nicht im Betrieb sein, sollte aber innerhalb einer vereinbarten Zeit erreichbar und einsatzbereit sein. Vergüten Sie die Standby-Bereitschaft fair – auch wenn der Einsatz nicht nötig wird.
Ein guter Puffer bedeutet nicht Überbesetzung. Wenn an einem ruhigen Abend doch weniger Gäste kommen als erwartet, können Sie den überschüssigen Mitarbeitern Aufgaben zuweisen (Mise en Place für den nächsten Tag, Reinigungsarbeiten, Inventur) oder ihn früher nach Hause schicken – mit dem Einverständnis des Mitarbeiters selbstverständlich.
Tipp 6: Kommunizieren Sie den Dienstplan frühzeitig und transparent
Die beste Schichtplanung nützt nichts, wenn die Mitarbeiter sie nicht rechtzeitig kennen. Späte Dienstpläne sind einer der häufigsten Gründe für Unzufriedenheit und Fluktuation in der Gastronomie.
Mindestens 2 Wochen Vorlauf
Der Dienstplan sollte mindestens 2 Wochen vor der Planungsperiode feststehen und kommuniziert werden. Das gibt den Mitarbeitern Planungssicherheit für ihr Privatleben und reduziert kurzfristige Tauschaktionen. Viele Tarifverträge im Gastgewerbe sehen eine Ankündigungsfrist von 14 Tagen vor. Bei Arbeit auf Abruf schreibt § 12 Abs. 3 TzBfG mindestens 4 Tage Vorlauf vor.
Digitale Kommunikation statt Zettel an der Wand
Der Aushang an der Pinnwand war gestern. Heute erwarten Mitarbeiter, dass sie ihren Dienstplan jederzeit auf dem Smartphone einsehen können. Digitale Schichtplanungstools bieten Push-Benachrichtigungen bei Änderungen, die Möglichkeit zum Schichttausch innerhalb der App und eine transparente Übersicht über die eigenen Arbeitszeiten.
Praxistipp: Führen Sie eine klare Kommunikationsregel ein: Dienstplanänderungen werden ausschließlich über das offizielle Tool kommuniziert – nicht per WhatsApp, mündlich oder über Dritte. Das vermeidet Missverständnisse und schafft Klarheit. Mit Crewly erhalten alle betroffenen Mitarbeiter automatisch eine Benachrichtigung bei Planänderungen.
Tipp 7: Setzen Sie auf digitale Schichtplanungssoftware
Alle vorherigen Tipps lassen sich mit Stift und Papier umsetzen – aber eine digitale Schichtplanungslösung macht sie erheblich einfacher, schneller und fehlerfreier.
Was eine gute Gastro-Schichtplanung können muss
- Drag-and-Drop-Planung: Schichten per Mausklick erstellen, verschieben und zuweisen
- Regelprüfung: Automatische Warnung bei Verstößen gegen Ruhezeiten, Höchstarbeitszeit oder Jugendschutz
- Verfügbarkeitsmanagement: Mitarbeiter tragen ihre Verfügbarkeiten selbst ein
- Schichttausch: Mitarbeiter können Schichten untereinander tauschen – mit Genehmigung des Chefs
- Push-Benachrichtigungen: Automatische Info bei neuen Plänen oder Änderungen
- Integrierte Zeiterfassung: Stempeln per App, automatische Berechnung der Arbeitsstunden
- Kostenübersicht: Personalkosten pro Schicht und Tag auf einen Blick
Die Investition in eine digitale Lösung amortisiert sich schnell: Weniger Planungsaufwand (typisch 2–4 Stunden pro Woche), weniger Fehler bei Ruhezeiten und Arbeitsrecht, weniger kurzfristige Absagen durch bessere Kommunikation und zufriedenere Mitarbeiter durch transparente und faire Planung.
Crewly für die Gastronomie
Crewly bietet eine Schichtplanung, die speziell für Branchen mit komplexen Anforderungen entwickelt wurde. Die Kombination aus Schichtplanung und Zeiterfassung in einer App reduziert den Verwaltungsaufwand erheblich. Ihre Mitarbeiter haben ihren Dienstplan immer dabei, können Verfügbarkeiten eingeben und Schichten tauschen. Sie als Chef behalten die volle Kontrolle und sehen in Echtzeit, ob alle Schichten besetzt sind.
Fazit: Schichtplanung in der Gastronomie wird nie ganz ohne Überraschungen sein – dafür ist die Branche zu dynamisch. Aber mit datenbasierter Planung, einem guten Aushilfen-Pool, fairer Berücksichtigung von Mitarbeiterwünschen und digitalen Tools verwandeln Sie das Chaos in ein beherrschbares System. Ihre Mitarbeiter werden es Ihnen danken – und Ihre Gäste erst recht.
Häufig gestellte Fragen
Gesetzlich gibt es keine feste Frist, aber nach § 12 Abs. 3 TzBfG muss der Arbeitgeber bei Arbeit auf Abruf die Lage der Arbeitszeit mindestens 4 Tage im Voraus mitteilen. In der Praxis sollten Dienstpläne mindestens 2 Wochen im Voraus stehen – viele Tarifverträge im Gastgewerbe sehen eine Ankündigungsfrist von 2 Wochen vor. Je früher der Plan steht, desto zufriedener das Team.
Grundsätzlich 11 Stunden nach § 5 Abs. 1 ArbZG. Für Gaststätten und Hotels gilt die Ausnahme des § 5 Abs. 2 ArbZG: Die Ruhezeit darf auf 10 Stunden verkürzt werden, wenn innerhalb eines Kalendermonats oder 4 Wochen ein Ausgleich durch Verlängerung einer anderen Ruhezeit auf 12 Stunden erfolgt.
Der Arbeitgeber hat grundsätzlich ein Weisungsrecht zur Festlegung der Arbeitszeit (§ 106 GewO). Bereits mitgeteilte Dienstpläne dürfen jedoch nur aus dringenden betrieblichen Gründen geändert werden. Der Betriebsrat hat nach § 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht. Kurzfristige Änderungen sollten die Ausnahme bleiben und klar kommuniziert werden.
Planen Sie einen Puffer von 10–15 % bei der Personalbesetzung ein. Bauen Sie einen Pool aus Aushilfen auf, die kurzfristig einspringen können. Digitale Schichtplanungstools wie Crewly ermöglichen es, offene Schichten automatisch an verfügbare Mitarbeiter zu kommunizieren. Langfristig sollten Sie die Ursachen für häufige Ausfälle analysieren.
Eine gesetzliche Pflicht zur Berücksichtigung individueller Wünsche gibt es nur eingeschränkt (z. B. § 8 TzBfG für Teilzeitwünsche, Mutterschutzgesetz). In der Praxis ist es jedoch dringend empfehlenswert, Wünsche so weit wie möglich zu berücksichtigen – die Mitarbeiterzufriedenheit und damit die Mitarbeiterbindung hängen stark davon ab, besonders in der Gastronomie mit ohnehin hoher Fluktuation.
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